Información sobre la titularidad real para las pequeñas empresas en 2024

A medida que nos acercamos al nuevo año, los propietarios de pequeñas empresas deben ser conscientes de los nuevos requisitos en torno a la información sobre la titularidad real, requisitos que entrarán en vigor el 1 de enero de 2024.

La Ley de Transparencia Corporativa está diseñada para combatir actividades ilícitas como el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, e introduce cambios vitales en la forma en que las empresas informan sobre su titularidad real. Para las pequeñas empresas, esto significa un cambio en los requisitos de información y un mayor énfasis en la transparencia y la rendición de cuentas.

En esta guía exhaustiva, exploraremos los detalles de los requisitos de información sobre beneficiarios reales, el papel de la Red de Lucha contra los Delitos Financieros (FinCEN) y las herramientas y recursos disponibles para ayudar a las pequeñas empresas a navegar por este complejo panorama normativo.

Principales conclusiones

• La notificación de la titularidad real es un nuevo requisito federal, creado para prevenir los delitos financieros, que obliga a las empresas de EE.UU. a notificar información sobre sus titulares reales. beneficiarios efectivoses decir, todas las personas que en última instancia poseen o controlan una empresa que está informando.
• Las pequeñas empresas, a menos que estén exentas bajo condiciones específicas definidas por la Ley de Transparencia Corporativa, deben cumplir los plazos de información sobre beneficiarios reales o se enfrentan a multas de hasta 500 $/día y posibles penas de prisión de hasta dos años.
• Las empresas pueden informar a FinCen, una oficina de aplicación de delitos financieros del Departamento del Tesoro de Estados Unidos. Las empresas declarantes deben presentar los informes BOI electrónicamente a través del sitio web de FinCEN.

Finalidad y objetivos de la información sobre la titularidad real

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La Ley de Transparencia Empresarial pretende:

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• Obstaculizar la creación de sociedades ficticias anónimas
• Abordar el blanqueo de capitales y otros delitos financieros
• Hacer cumplir los requisitos de información sobre la propiedad

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Las empresas están obligadas a comunicar la información sobre beneficiarios efectivos a la Red para la Represión de Delitos Financieros (FinCEN), que trata de combatir el blanqueo de capitales, la financiación del terrorismo y otras actividades ilegales aumentando la transparencia de las operaciones comerciales. Las empresas declarantes, tanto nacionales como extranjeras, están obligadas a presentar su informe inicial de titularidad real a la FinCEN.

FinCEN debe establecer protocolos para garantizar la seguridad de la información sobre beneficiarios reales. También debe construir un sistema seguro y desarrollar procedimientos de almacenamiento que garanticen que sólo acceden a los datos los usuarios autorizados y con fines autorizados. Esto es especialmente importante para las empresas declarantes creadas después de la aplicación de la Ley de Transparencia Corporativa.

Importancia de la transparencia en las operaciones empresariales

La transparencia en las operaciones empresariales impide las actividades ilícitas al dificultar que las empresas oculten sus actividades ilícitas y facilita la identificación de las personas implicadas en actividades ilícitas, como la evasión fiscal, la corrupción y el blanqueo de dinero.

Además, la transparencia hace que sea más difícil para los actores ilegales ocultar sus identidades y transferir fondos a través de empresas ficticias y de fachada. En consecuencia, una mayor transparencia en la propiedad de las empresas promueve:

• Rendición de cuentas
• Integridad
• Prevención de actividades ilícitas
• Fomentar la confianza en el sector empresarial
• Fomentar prácticas empresariales responsables.

El papel de FinCEN en el cumplimiento de la normativa

La FinCEN desempeña un papel fundamental a la hora de garantizar el cumplimiento de los requisitos de notificación de la titularidad real mediante la recopilación de información sobre la titularidad real a través de la Norma de notificación de información sobre la titularidad real. Esta norma establece normas y métodos para identificar los intereses de propiedad y exige a las entidades que proporcionen información sobre la titularidad real a FinCEN.

La información comunicada a la FinCEN se guarda en una base de datos segura, no pública, con estrictas prácticas de seguridad, que garantizan que los usuarios no autorizados no puedan acceder a la información y que ésta sólo se utilice para fines autorizados. Las medidas de ejecución por incumplimiento incluyen multas diarias por notificación de infracciones, y los directivos y administradores de las empresas pueden ser considerados responsables del incumplimiento.

Componentes clave de la Ley de Transparencia Empresarial

La Ley de Transparencia Corporativa es un componente de la Ley contra el Blanqueo de Capitales de 2020 que especifica las características de las empresas declarantes, estipula el plazo para la presentación de informes y describe los detalles requeridos para los informes sobre beneficiarios reales. Las empresas declarantes incluyen entidades privadas nacionales y extranjeras, como sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada (SRL) y entidades comparables. La ley también define el término "beneficiario efectivo", especifica los datos requeridos para cada beneficiario efectivo, permite el acceso a la información por parte de las fuerzas del orden y las instituciones financieras, e instituye sanciones en caso de incumplimiento.

La aplicación de estos requisitos por la Ley de Transparencia Corporativa aumenta la transparencia y complica la explotación de empresas fantasma anónimas por parte de delincuentes con fines ilícitos, fomentando así un entorno empresarial más responsable y digno de confianza.

Definición y alcance de las empresas declarantes

Las entidades obligadas a presentar informes se clasifican en las categorías de empresas declarantes nacionales y empresas declarantes extranjeras. Estas clasificaciones incluyen:

1. Las empresas nacionales declarantes, que engloban las sociedades anónimas, las sociedades de responsabilidad limitada y otras entidades constituidas mediante la presentación de documentos a un secretario de estado o a una autoridad equivalente dentro de Estados Unidos.
2. Empresas declarantes extranjeras, que consisten en entidades (como sociedades anónimas y sociedades de responsabilidad limitada) constituidas con arreglo a marcos jurídicos extranjeros. Estas entidades se han registrado para operar en Estados Unidos mediante la presentación de documentos ante una secretaría de estado o una entidad comparable.

Hay 23 tipos de entidades exentas de estas obligaciones de información. En el siguiente cuadro se resumen las exenciones:

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Guía de cumplimiento Guía de cumplimiento para pequeñas entidades incluye esta tabla y listas de comprobación para cada una de las 23 exenciones que pueden ayudar a determinar si una empresa cumple una exención (véase el capítulo 1.2, "¿Está mi empresa exenta de los requisitos de información?"). Las empresas deben revisar detenidamente los criterios de cualificación antes de concluir que están exentas.

Calendario de notificación y actualización de la información

Una empresa declarante establecida o registrada para actividades comerciales antes del 1 de enero de 2024, tiene hasta el 1 de enero de 2025 para presentar su informe inicial de información sobre la titularidad real (BOI).

Para una entidad declarante constituida o registrada entre el 1 de enero de 2024 y el 1 de enero de 2025, comienza un plazo de 90 días naturales a partir de la recepción de la notificación de la constitución o registro de la entidad, a contar desde el momento en que se informa oficialmente a la entidad de su constitución o registro efectivo o desde la notificación pública inicial emitida por un secretario de estado o una oficina comparable, lo que ocurra primero.

Las entidades constituidas o registradas a partir del 1 de enero de 2025 deberán presentar sus informes BOI iniciales a FinCEN en los 30 días naturales siguientes a la notificación o anuncio público real que confirme la efectividad de la creación o registro de la entidad.

Identificación de los beneficiarios efectivos: Criterios y retos

Un beneficiario efectivo es una persona física que tiene un control sustancial sobre una empresa declarante. También tienen que poseer al menos el 25% de los intereses de propiedad, ya sea directamente o a través de otros medios. La identificación de los beneficiarios efectivos es vital para preservar la transparencia y la rendición de cuentas, aunque puede resultar difícil en ciertos casos, sobre todo cuando la propiedad se confiere a través de múltiples entidades exentas o estructuras intrincadas.

Comprender los criterios de los beneficiarios efectivos, como el umbral de propiedad del 25% y los factores de control, ayuda a las empresas e instituciones financieras a identificar con precisión e informar sobre las personas que tienen una influencia significativa en las operaciones de una empresa declarante.

Sin embargo, la determinación de la titularidad real puede resultar compleja cuando se trata de la titularidad indirecta y de estructuras empresariales de varios niveles, que pueden requerir una investigación exhaustiva para rastrear las relaciones de titularidad e identificar a los propietarios finales.

Umbrales de propiedad y factores de control

El umbral del 25% de la propiedad y los factores de control desempeñan un papel crucial a la hora de definir quién puede considerarse beneficiario efectivo. Una persona física que, directa o indirectamente, ostente un poder significativo sobre una empresa declarante, o posea al menos el 25% de la propiedad de la empresa, se considera beneficiario efectivo. Estas personas tienen una gran influencia en las operaciones de la empresa y deben ser declaradas a las autoridades competentes....

Esta definición garantiza que sólo se consideren beneficiarios efectivos aquellas personas físicas que ejerzan una influencia sustancial sobre las operaciones de una empresa declarante, estableciendo así una norma transparente y coherente para la presentación de informes.

Guía de cumplimiento Guía de cumplimiento para pequeñas entidades incluye información adicional sobre cómo determinar si una persona física reúne los requisitos para ser beneficiario efectivo en el capítulo 2, "¿Quién es beneficiario efectivo de mi empresa?". Este capítulo incluye secciones separadas con más información sobre el control sustancial y la participación en la propiedad: Capítulo 2.1 "¿Qué es el control sustancial?" y Capítulo 2.2 "¿Qué es la participación en la propiedad?"

Proceso de notificación e información requerida

Las empresas deben presentar los informes sobre beneficiarios efectivos electrónicamente a través del sistema seguro de FinCEN, proporcionando información personal de los beneficiarios efectivos y detalles de la empresa. Este proceso de presentación electrónica garantiza un sistema de información ágil y eficiente, que permite a las empresas cumplir fácilmente con los requisitos de información y mantener registros precisos de sus beneficiarios efectivos.

La información requerida para los informes de titularidad real incluye:

• Nombre legal
• Fecha de nacimiento
• Dirección
• Número de identificación único de un documento de identificación aceptado por FinCEN
• Una imagen de ese documento

Facilitar esta información contribuye a garantizar que la información sobre beneficiarios reales sea exacta y esté actualizada, lo que permite a las autoridades policiales y reguladoras combatir mejor el blanqueo de capitales, la financiación del terrorismo y otras actividades ilegales.

Archivado electrónico y sistema seguro

La información sobre la titularidad real se comunica electrónicamente a través del sistema de presentación segura de FinCEN. Este sistema proporciona una plataforma segura para la presentación electrónica de informes, garantizando que las empresas puedan presentar fácilmente su información sobre titularidad real, manteniendo al mismo tiempo la confidencialidad y seguridad de los datos.

Con la ayuda de este sistema seguro, las empresas pueden simplificar el proceso de notificación y garantizar el cumplimiento de la Ley de Transparencia Empresarial.

Información personal y datos de la empresa

Los informes deben incluir información personal de los beneficiarios efectivos, como:

• Nombre legal completo
• Fecha de nacimiento
• Dirección de residencia
• Número de identificación único de un documento de identidad aceptable
• Imagen del documento al que está asociado el número

Además, la empresa declarante debe facilitar la siguiente información:

• Nombre legal
• Dirección
• Jurisdicción de constitución o registro
• Número de identificación fiscal

Esta combinación de información de identificación personal y datos de la empresa garantiza que la información sobre la titularidad real sea completa, precisa y fácilmente accesible para los usuarios autorizados, incluidos aquellos que buscan información sobre la titularidad real.

Exenciones y circunstancias especiales

La Ley de Transparencia Empresarial exime a 23 tipos de entidades de la obligación de informar, reconociendo que no todas las empresas plantean los mismos riesgos de blanqueo de capitales, financiación del terrorismo y otras actividades ilícitas. Estas exenciones ayudan a centrar los requisitos de información en las entidades de mayor riesgo, garantizando que los recursos se asignen de manera eficiente a la lucha contra los delitos financieros.

Tipos de entidades exentas

Entre las entidades exentas figuran:

• Empresas que cotizan en bolsa
• Bancos
• Cooperativas de crédito
• Otras organizaciones sujetas a una supervisión gubernamental sustancial o a requisitos de divulgación pública

Estas entidades ya están sujetas a estrictos requisitos de información y regulación, por lo que es menos probable que sean explotadas para actividades ilícitas.

Al eximir a estas entidades, la Ley de Transparencia Corporativa centra sus requisitos de información en las empresas que plantean un mayor riesgo de blanqueo de capitales, financiación del terrorismo y otras actividades ilegales.

Responsabilidades de cumplimiento de las entidades financieras

Las instituciones financieras desempeñan un papel fundamental en la aplicación de la Ley de Transparencia Empresarial, recopilando información sobre la titularidad real de sus clientes y garantizando el cumplimiento de los requisitos de información.

Al participar activamente en la recopilación y verificación de la información sobre la titularidad real, las instituciones financieras contribuyen a la transparencia e integridad generales del sistema financiero.

Las instituciones financieras pueden enfrentarse a responsabilidades potenciales por incumplimiento de los requisitos de información sobre beneficiarios reales, incluidas multas y otras sanciones. En consecuencia, es esencial que las instituciones financieras desarrollen sistemas y procesos sólidos para recopilar y verificar la información sobre beneficiarios reales y mantener el cumplimiento de la Ley de Transparencia Empresarial.

Diligencia debida e identificación de clientes

La ejecución de la diligencia debida y la identificación de clientes constituye una parte vital de las responsabilidades de cumplimiento de una institución financiera en virtud de la Ley de Transparencia Empresarial. Al recopilar y verificar la información sobre la titularidad real de sus clientes personas jurídicas, las instituciones financieras contribuyen a garantizar el mantenimiento de registros precisos y actualizados, lo que dificulta a los malos actores la explotación del sistema financiero con fines ilícitos.

Esto ayuda a proteger la integridad del sistema financiero y a garantizar que se utiliza para negocios legítimos.

Posibles responsabilidades y supervisión reglamentaria

Las instituciones financieras podrían estar sujetas a supervisión reglamentaria y a posibles responsabilidades por incumplimiento de los requisitos de notificación de beneficiarios efectivos.

Garantizar el cumplimiento de estos requisitos es esencial para:

• Minimizar el riesgo de multas y otras sanciones
• Proteger la reputación de la institución financiera
• Mantener la integridad del sistema financiero en su conjunto.

Medidas de ejecución y sanciones por incumplimiento

Las empresas y sus directivos podrían ser objeto de multas y sanciones por incumplimiento de los requisitos de información sobre la titularidad real. Garantizar el cumplimiento de estos requisitos es esencial para:

• Evitar consecuencias jurídicas y financieras potencialmente importantes
• Mantener la integridad del sistema financiero
• Combatir actividades ilícitas como el blanqueo de dinero y la financiación del terrorismo.

Las medidas de ejecución y las sanciones por incumplimiento incluyen multas diarias por informar de infracciones, con un límite máximo de 500 dólares diarios en concepto de sanción civil. Además, los directivos y administradores de las empresas pueden ser considerados responsables del incumplimiento, enfrentándose a multas de hasta 10.000 dólares o penas de prisión de hasta dos años.

Al comprender las posibles consecuencias del incumplimiento y tomar medidas para garantizar el cumplimiento de los requisitos de información, las empresas y sus directivos pueden minimizar el riesgo de sanciones legales y financieras.

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Multas diarias por denunciar infracciones

Las empresas pueden ser multadas con hasta 500 dólares al día por informar de infracciones, determinándose la cantidad exacta en función de la gravedad de la infracción, la duración de la misma y las leyes o reglamentos aplicables.

Estas multas diarias sirven de fuerte elemento disuasorio contra el incumplimiento y contribuyen a garantizar que las empresas se tomen en serio sus obligaciones de notificación.

Responsabilidad de directivos y administradores

Los directivos y consejeros de las empresas también pueden ser considerados responsables del incumplimiento de los requisitos de información sobre beneficiarios reales, enfrentándose a multas de hasta 10.000 dólares o penas de prisión.

Esta responsabilidad potencial pone de relieve la importancia de garantizar que los directivos y administradores de las empresas sean conscientes de sus obligaciones de información y tomen medidas activas para garantizar el cumplimiento de la Ley de Transparencia Empresarial.

Resumen

En conclusión, la Ley de Transparencia Empresarial pretende fomentar la transparencia y combatir las actividades ilícitas exigiendo a las empresas que comuniquen a la FinCEN la información relativa a la titularidad real. El cumplimiento de estos requisitos de información es esencial tanto para las empresas como para las instituciones financieras, ya que su incumplimiento puede acarrear importantes sanciones legales y financieras. Al comprender los entresijos del proceso de notificación, las empresas pueden garantizar el cumplimiento de la Ley y contribuir a un sistema financiero más transparente, responsable y seguro.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la información sobre la titularidad real?

La notificación de la propiedad efectiva es un nuevo requisito federal, creado para prevenir los delitos financieros, para que las empresas de EE.UU. notifiquen información sobre sus propietarios efectivos, es decir, todas las personas que en última instancia poseen o controlan cualquier empresa que esté declarando.

¿Qué empresas están obligadas a comunicar información sobre beneficiarios reales a la FinCEN?

Las entidades obligadas a presentar informes se clasifican en las categorías de empresas declarantes nacionales y empresas declarantes extranjeras. Estas clasificaciones incluyen:

1. Las empresas nacionales declarantes, que engloban las sociedades anónimas, las sociedades de responsabilidad limitada y otras entidades constituidas mediante la presentación de documentos a un secretario de estado o a una autoridad equivalente dentro de Estados Unidos.
2. Empresas declarantes extranjeras, que consisten en entidades (como sociedades anónimas y sociedades de responsabilidad limitada) constituidas con arreglo a marcos jurídicos extranjeros. Estas entidades se han registrado para operar en Estados Unidos mediante la presentación de documentos ante una secretaría de estado o una entidad comparable.

Las empresas que se acojan a alguno de los 23 tipos de exenciones enumeradas por la FinCEN no están obligadas a notificar su información sobre beneficiarios efectivos.

¿Qué información exige FinCEN a los beneficiarios efectivos?

Según la norma propuesta por la FinCEN, los beneficiarios efectivos deben facilitar su nombre legal, fecha de nacimiento, domicilio particular, un número de identificación procedente de un permiso de conducir, un documento de identidad estatal o un pasaporte, y una imagen del documento.

¿Cuándo tienen que comunicar las empresas su información sobre beneficiarios efectivos a la FinCEN?

FinCEN comenzó a recopilar informes el 1/1/2024. Las empresas registradas antes del 1/1/2024 tienen hasta el 1/1/2025 para presentar su informe. Las empresas registradas a partir del 1/1/2024 y antes del 1/1/2025 tienen 90 días desde la fecha de registro para presentar su informe. Por último, las empresas registradas a partir del 1/1/2025 disponen de 30 días a partir de la fecha de registro para presentar su informe.

¿Quién puede presentar un informe BOI en nombre de una empresa declarante y qué información se recopilará sobre los declarantes?

Las personas autorizadas por la empresa declarante, incluidos empleados, propietarios o proveedores de servicios externos, pueden presentar un informe BOI en nombre de la empresa declarante. El declarante debe estar preparado para proporcionar datos de contacto personales esenciales, como su nombre y dirección de correo electrónico o número de teléfono.