IA para pequeñas empresas: Guía para principiantes

Con la IA, los humanos han construido una nueva herramienta que podría ser tan transformadora como la rueda. Solo estamos empezando a imaginar lo buena que podría ser la herramienta y la mejor manera de utilizarla. 

Cuando los llamados "expertos" hablan de IA, ya se sabe que harán grandes promesas salpicadas de ejemplos vagos. Aumento de la eficiencia. Descarga de tareas repetitivas. Dulce, dulce análisis de datos y gloriosas perspectivas.

Es impresionante, pero carece de consejos prácticos. 

Esta situación plantea un problema espinoso a los propietarios de pequeñas empresas (PYMES): necesitan todas las eficiencias que puedan encontrar, pero dudan a la hora de aceptar una nueva idea sin algunas pruebas en el mundo real. Así que decidimos escribir una guía para ayudar a los propietarios de PYMES a entender la IA para su uso en pequeñas empresas, junto con casos prácticos de uso. 

Para ser francos, la IA es un campo enorme, así que no lo abarcaremos todo en este artículo. Nos centraremos en los aspectos básicos, incluyendo cómo la IA puede ayudar a las pequeñas empresas, los beneficios de la IA en el crecimiento empresarial y sugerencias para implementar la IA en su pequeña empresa. En breve publicaremos más artículos sobre este tema, ya que tenemos mucho terreno por cubrir.   

Lo primero es lo primero: ¿Qué es la IA?

Una de las cosas más difíciles e importantes de entender es qué significa realmente "inteligencia artificial". 

El término "inteligencia artificial" engloba una amplia gama de procesos capaces de digerir enormes bases de datos y aislar patrones significativos que a los humanos les costaría encontrar. Llamamos a este proceso "aprendizaje" y a su resultado "inteligencia". 

En sentido estricto, el campo de la IA tiene unos 70 años, y las empresas llevan décadas utilizando la IA y el subcampo del aprendizaje automático para explorar juegos complejos como el ajedrez, el Go y Jeopardy. Estos campos de pruebas recreativos abrieron una puerta a la aplicación de la IA en las empresas. 

En el caso de la IA generativa, el proceso de software estudia patrones existentes, como el lenguaje humano y el arte pictórico. Tras un entrenamiento suficiente, la IA generativa puede tomar una indicación escrita de un ser humano y crear un contenido que interprete la petición. 

El lanzamiento de ChatGPT por OpenAI en 2022 tomó la capacidad teórica de la IA generativa y la probó en la corriente principal. De repente, cualquiera podía interactuar con un modelo de IA y ver por sí mismo los resultados y las posibilidades. 

Hoy en día, los sistemas de IA pueden realizar tan bien como muchos humanos tareas como:

• Aprendizaje: La IA puede adaptarse y mejorar a partir de nuevos datos y experiencias.
• Razonamiento: La IA puede analizar conjuntos de datos y sugerir pasos lógicos.
• Resolución de problemas: La IA puede abordar problemas científicos y de ingeniería complejos y proponer soluciones novedosas.
• Percepción: La IA puede realizar reconocimiento de imágenes y procesamiento de audio.
• Lenguaje: La IA puede comprender y responder al lenguaje humano natural (incluida la traducción automática). 
• Ciberseguridad: La IA puede supervisar las redes e identificar rápidamente actividades maliciosas.

La IA se ha convertido en un conjunto de herramientas que las empresas pueden personalizar y con las que pueden experimentar para encontrar nuevas aplicaciones. Muchas funciones de la IA ya se están aplicando de formas de las que pocos se dan cuenta. El auge de los grandes modelos lingüísticos y la IA generativa ha dado al público un ejemplo de cómo la IA puede transformar actividades como la redacción de correos electrónicos o la investigación jurídica. 

Merece la pena entusiasmarse con la posibilidad de aumentar las pequeñas empresas con un recurso inteligente que nunca duerme, toma vacaciones o requiere negociación salarial.  

Beneficios de la IA para las pequeñas empresas

Los sistemas de IA no se aburren, cansan ni distraen. Pueden digerir montañas de datos y buscar agujas en pajares virtuales a velocidades de vértigo. 

Combine este apetito sobrehumano por lo mundano con tareas de procesamiento del lenguaje natural, como la respuesta a tickets de atención al cliente o la personalización de mensajes de marketing. No hay duda de que tiene una poderosa herramienta a su disposición.

La gestión de inventarios es otro campo en el que destaca la IA. No solo es capaz de supervisar las ventas y activar nuevos pedidos, sino también de predecir las fluctuaciones de la demanda para evitar pedidos excesivos. 

Los centros de llamadas y los equipos de atención al cliente son caros, especialmente cuando los consumidores esperan un servicio 24/7. Muchas empresas están utilizando con éxito chatbots de IA para responder a las solicitudes y preguntas más habituales. Junto con la opción de escalar a un ser humano en cualquier momento, estos chatbots garantizan que la experiencia humana se aplica a tareas de alto valor donde más se necesita. 

Los sistemas de IA son altamente escalables. Si de repente experimentas una gran afluencia de suscripciones por correo electrónico, una plataforma de gestión de las relaciones con los clientes basada en IA no se perderá ni un instante a la hora de ofrecer una comunicación puntual y personalizada. 

Ventajas como la eficiencia, el ahorro de costes y un mejor análisis son reales, pero la mayoría de las personas que alaban estas mejoras no se toman el tiempo necesario para mostrarle exactamente cómo le ayudan a su empresa hoy y dentro de un año. 

Según una encuesta realizada en 2023 por el Consejo de la Pequeña Empresa y el Espíritu Empresarial entre las pequeñas empresas: 

• El 40% utiliza herramientas de gestión financiera basadas en IA.
• El 32% utiliza la automatización del marketing por correo electrónico con IA.
• El 32% utiliza la IA para la ciberseguridad.
• El 28% utiliza la IA para ayudar en la gestión de inventarios.

La misma encuesta también reveló que el 82% de las pequeñas empresas consideran que la IA es eficaz para ayudar a dirigir y hacer crecer sus operaciones.

IA para pequeñas empresas: Casos prácticos

Profundicemos en las formas en que los propietarios de pequeñas empresas pueden utilizar la IA para ayudarles en tareas críticas.

1. Asistencia en la solicitud de préstamos

Las solicitudes de préstamos para pequeñas empresas suelen ser largas y tediosas. Requieren una amplia documentación financiera y atención al detalle. Peor aún, muchos propietarios de pequeñas empresas descubren -después de haber reunido sus documentos- que no pueden completar la solicitud sin un plan de negocio profesional. 

En Hansa, nuestro generador gratuito de planes de negocio de IA acorta este obstáculo, ofreciéndole un plan de negocio pulido en cuestión de minutos.  

2. Marketing

Si el marketing no es lo tuyo, probablemente te resulte algo complicado. Las herramientas de IA pueden ayudarte fácilmente en tareas de marketing como la personalización y la creación de contenidos. 

La IA puede incluso ayudarle a optimizar los costes de sus campañas supervisando su gasto en publicidad y recomendándole formas de maximizar cada dólar y cada recurso creativo. En algunos casos, esto ocurre automáticamente: Google y Meta utilizan la IA para optimizar la colocación de anuncios y las pujas. 

El uso de la IA para el marketing de pequeñas empresas es una excelente forma de aumentar los esfuerzos existentes y eliminar parte del tedio que requiere el marketing digital, como la producción de variaciones para las pruebas A/B. 

3. Gestión de las relaciones con los clientes (CRM)

Aumentar las plataformas de CRM con IA es una progresión natural para hacer que una gran herramienta sea aún más potente. 

La IA puede analizar las interacciones con los clientes, gestionar los puntos de contacto y sugerir mejoras más rápidamente que los operadores humanos.

Sin embargo, la IA no sustituye a la comunicación auténtica: no hay nada mejor que la interacción humana. Pero sin duda puede ayudar a que cada punto de contacto sea más eficaz y significativo para sus clientes.

4. Gestión financiera y salud empresarial

No despida a su contable. En lugar de eso, configúralo con una herramienta de gestión financiera impulsada por IA que pueda ayudarte a controlar el flujo de caja, los gastos y las tendencias mensuales. 

Estar al tanto de la salud financiera de su empresa es un trabajo ingente. Utilice la IA para analizar transacciones y gastos, detectar fraudes, generar informes y mejorar las previsiones financieras. 

Créanos, su contable se lo agradecerá. 

5. Ciberseguridad

Por desgracia, los piratas informáticos están utilizando herramientas de IA para encontrar consumidores y empresarios vulnerables más rápido que nunca. 

La buena noticia es que se puede combatir el fuego con fuego. Muchas empresas ofrecen sistemas de inteligencia artificial para supervisar su red informática, sus aplicaciones y sus cuentas financieras. Incluso pueden mitigar ataques y protegerte de estafas. 

La agonía de ser hackeado palidece en comparación con el coste, especialmente si eres víctima de un ransomware. Si se tiene en cuenta una pérdida de 5,13 millones de dólares, aparte del pago del rescate, la justificación de utilizar IA para proteger sus operaciones es casi una obviedad.

Herramientas y soluciones de IA para pequeñas empresas

Probablemente haya notado un repunte en las menciones a la IA por parte de vendedores que intentan venderle cosas. Gran parte de ellas son exageraciones. 

Pero algunas empresas consolidadas se asocian con pequeños empresarios y utilizan la IA de forma transparente y poderosa:

QuickBooks en líneaQuickBooks Online : un software de contabilidad basado en IA que automatiza la contabilidad, la facturación y los informes financieros.

HubSpot: una plataforma de CRM con capacidades de IA para la automatización del marketing, las ventas y el servicio de atención al cliente.

Hootsuiteherramienta de gestión de redes sociales basada en inteligencia artificial que programa publicaciones, realiza un seguimiento del rendimiento y proporciona análisis.

ChatGPTun modelo de IA de OpenAI que puede generar contenidos, ofrecer atención al cliente y ayudar con diversas tareas basadas en texto.

Zoho CRM: un sistema CRM completo con funciones de IA para la previsión de ventas, la segmentación de clientes y la automatización del flujo de trabajo.

Trend MicroTrend Micro, una empresa global de ciberseguridad, ofrece una completa protección nativa de IA que se compara bien con muchas otras empresas populares, como Crowdstrike, Microsoft y Palo Alto Networks.

Hansaun asistente empresarial basado en inteligencia artificial que puede ayudarte a redactar un plan de empresa, conocer la puntuación crediticia de tu negocio y solicitar financiación. 

Buenas prácticas para implantar la IA

Resista la tentación de implantar la IA sólo para seguir las tendencias. La IA puede aportar ventajas reales, pero no es una solución universal a sus problemas. Hay que ser consciente de cómo se utiliza la IA e inteligente a la hora de implantarla en la empresa.

Sigue estos pasos para evitar el "síndrome del objeto brillante".

1. Realizar un análisis de carencias

Existe un proceso formal para el análisis de carencias, pero la idea fundamental es que evalúe dónde está su empresa ahora y dónde quiere estar en el futuro, cuáles son las carencias y cómo podría salvarlas. A continuación, aplique los cambios más prioritarios. Busque coincidencias entre sus carencias y los puntos fuertes de las herramientas de IA. 

2. Búsqueda de proveedores y herramientas

Elija tres proveedores o herramientas de una o dos categorías y compare características, precio y satisfacción del cliente. Hable con colegas o compañeros y pídales testimonios y referencias. 

3. Empezar poco a poco y controlar los resultados

Elija cuidadosamente una o dos herramientas. Determine puntos de referencia para evaluar el rendimiento de esas herramientas, fije objetivos razonables y no imponga grandes expectativas al personal. Necesitan tiempo para aprender las herramientas y aclimatarse a los nuevos procesos. 

4. Mantén la mente abierta y sigue aprendiendo

Suscríbete a boletines y blogs sobre herramientas de IA para pequeñas empresas o sectores que te interesen. Sopese sus expectativas con la novedad de la tecnología y esté dispuesto a pensar de forma creativa sobre su uso.  

IA para pequeñas empresas: FAQS

Como este artículo es sólo nuestra primera guía sobre cómo la IA puede ayudar a las pequeñas empresas, sabemos que hay muchos cabos abiertos.

Aunque seguiremos tratando temas relacionados con la IA para pequeñas empresas en los próximos meses, nos hemos puesto en contacto con miles de propietarios de pequeñas empresas y hemos escuchado muchas preguntas sobre la IA. Estas son algunas de sus preguntas más candentes.

¿Es cara la IA?

Depende de la herramienta, la aplicación y la escala de implementación. Los costes suelen estar incluidos en la cuota de servicio recurrente si te asocias con un proveedor como Hubspot o Quickbooks. Algunas herramientas de IA se ofrecen como complementos, pero el coste es asumible cuando se utilizan como parte de un producto o servicio empresarial. 

Una vez que empiece a experimentar aumentos de eficiencia y ahorro de costes en otras áreas de su empresa, la ecuación se inclinará claramente a favor de las herramientas basadas en IA.

¿Necesito conocimientos técnicos para implantar la IA?

Para muchas aplicaciones como las mencionadas anteriormente, el aspecto de IA de una herramienta está diseñado para encajar fácilmente en un flujo de trabajo normal. Si buscas integraciones más avanzadas o casos de uso especializados, puede que necesites contratar a un desarrollador especializado en sistemas de IA. 

¿Cómo garantizar la privacidad de los datos al utilizar herramientas de IA?

Revise los términos y condiciones de cualquier proveedor o herramienta antes de comprar. Consulte con su equipo jurídico y de TI para buscar áreas de conflicto en el uso de los datos. Algunos proveedores le dan la opción de elegir cómo se utilizan sus datos. Otros esperan que usted facilite sus datos para entrenar sus modelos de IA. 

Revise las normativas de datos relevantes para su sector y jurisdicción gubernamental. En la mayoría de los casos, eres responsable de proteger los datos de tus clientes y de obtener su permiso expreso para compartirlos con otras empresas.

¿Sustituirá la IA a los empleados humanos?

La respuesta a esta pregunta está por ver. Ya ha habido personas que han perdido su empleo debido a cambios relacionados con la IA. ¿Es una señal de lo que está por venir o sólo un cambio temporal? También se están abriendo nuevos puestos relacionados con la IA. 

La IA aún no ha alcanzado el nivel de inteligencia general. Hasta que eso ocurra, la IA se limitará a casos de uso especializado que sean repetitivos, tediosos o intensivos desde el punto de vista computacional. Es probable que siempre necesitemos a los humanos para gestionar y dirigir el trabajo y realizar tareas para las que solo los humanos están capacitados.

En última instancia, si un producto o servicio de IA no gusta a suficientes clientes, no prosperará. La sociedad debe decidir cuánta transformación de la IA queremos. 

¿Qué ocurre si la IA hace algo mal?

Los sistemas de IA cometen errores. Los modelos generativos de IA alucinan o devuelven información incorrecta y perjudicial. Los humanos tienen mucha más experiencia leyendo pistas contextuales e integrando nueva información.

Los resultados de un sistema de inteligencia artificial siempre deben ser comprobados por personas expertas en la materia antes de hacerlos públicos o poner en práctica una sugerencia. 

La indemnización legal es un trabajo en curso con algunas empresas, como Google, que asumen la responsabilidad de los riesgos legales asociados a sus modelos. Deberías hacer esta pregunta a cualquier proveedor que te plantees utilizar. 

Los resultados no tienen nada de artificial

Apenas nos hemos sumergido en la piscina de lo que la IA es capaz de hacer. La tecnología subyacente está cambiando a un ritmo vertiginoso, mientras la gente desarrolla aplicaciones nuevas y creativas con la misma rapidez. 

Los propietarios de pequeñas empresas hacen bien en ser cautos a la hora de adoptar la tecnología de IA, pero serían tontos si la ignoraran. La IA es una herramienta como los ordenadores personales, Internet de banda ancha, los terminales de tarjetas de crédito y la impresión en 3D. Cada salto tecnológico abre nuevas oportunidades de negocio y deja obsoletas a otras. 

El futuro de su empresa depende de su voluntad de aceptar el cambio y convertirlo en una ventaja. Hansa está aquí para ayudarle.

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