Software de contabilidad para pequeñas empresas: qué es y por qué lo necesita

Como propietario de una pequeña empresa, sabes que cada céntimo cuenta. Por eso es importante hacer un seguimiento cuidadoso de sus gastos. Al entender cuánto se gasta en ciertas partidas, puedes presupuestar de forma más eficaz y asegurarte de que tienes los recursos necesarios para hacer crecer tu negocio. 

Contratar a un contable siempre es una opción (a veces, es la única). Sin embargo, para muchas empresas, el software de contabilidad puede ser más conveniente, ya que le permite manejar la mayor parte de sus necesidades contables internamente. Este artículo explica qué es un software de contabilidad y por qué lo necesitas. Desplázate hasta el final si sólo quieres nuestras recomendaciones. 

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^{¿Qué es un software de contabilidad?}

El software de contabilidad es un tipo de software que ayuda a los propietarios de empresas a realizar un seguimiento de sus ingresos y gastos, así como a gestionar su cumplimiento fiscal. Este tipo de software elimina la necesidad de introducir manualmente los recibos o los reembolsos de los empleados y puede ayudarle a cumplir con los impuestos generando automáticamente las declaraciones fiscales.

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^{¿Cuándo y por qué necesitan las pequeñas empresas un programa de contabilidad?}

1. No está recibiendo buenas ofertas en productos para empresas, especialmente en productos de confianza

La información sobre su empresa -especialmente la información financiera detallada que se encuentra en los registros contables- le ayuda a obtener mejores ofertas de los proveedores. Como ya comentamos aquí, es menos probable que los proveedores te ofrezcan productos de confianza (es decir, productos que requieren que el vendedor confíe en el comprador) si no pueden acceder a información precisa y actualizada sobre tu empresa. 

El software de contabilidad mejora las posibilidades de obtener tipos de interés bajos en los préstamos, primas bajas en los seguros y tarifas comerciales bajas en los sistemas de punto de venta, al hacer que su historial financiero sea más transparente y fiable a los ojos de los proveedores de servicios empresariales. Ser capaz de producir informes en tiempo real (estados de pérdidas y ganancias, estados de flujo de caja y balances) rápidamente hace más por su negocio de lo que usted cree. 

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2. Está experimentando un crecimiento

Cuando estás empezando, las hojas de cálculo pueden ser útiles, especialmente para presupuestar y planificar las finanzas de tu empresa. Sin embargo, a medida que tu negocio crece y las operaciones se vuelven más complejas, las cosas pueden salirse de control.

Por ejemplo, puede llegar un momento en el que necesite que más de una persona gestione sus cuentas, como cuando contrata a un contable o asigna a un miembro del equipo la gestión de los registros de transacciones, los informes y las autorizaciones de pago. Las funciones del software de contabilidad, como el acceso a múltiples dispositivos y la restricción de usuarios, garantizan que sólo las personas con los permisos pertinentes puedan acceder a la información financiera de su empresa y ayudan a gestionar los flujos de trabajo de forma más eficaz. 

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3. Pierdes tiempo en tareas repetitivas

Según una encuesta realizada en 2018 por Clutch, el 25% de las pequeñas empresas todavía registran sus finanzas en papel. Clasificar el papeleo por su cuenta y hacer malabares con múltiples hojas de cálculo puede hacer que las tareas básicas de contabilidad (seguimiento de facturas o proyecciones de flujo de caja) sean muy tediosas. 

Las funciones administrativas, como la gestión del inventario, el procesamiento de las transacciones y la facturación a los clientes, suelen ser repetitivas y pueden suponer una gran pérdida de tiempo. Con el software de contabilidad, puede automatizar la mayoría de estas actividades. Esto le permite dedicar más tiempo al desarrollo de su negocio en lugar de revisar papeles y hojas de cálculo. El software de contabilidad mantiene toda la información financiera en un solo lugar. 

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4. Estás cometiendo errores 

Supongamos que introduce manualmente todas sus facturas en una hoja de cálculo. Tendrá que registrar varios datos: fecha, nombre del cliente, número de factura e importe de la misma. Luego, una vez que el pago se ha realizado, tienes que volver a entrar en tu hoja de cálculo para registrar la transacción. Es mucha información que introducir, lo que deja margen de error. 

Ten en cuenta que los errores tienen un efecto dominó en toda la hoja de cálculo. Si te equivocas en una de las entradas, por ejemplo, introduciendo un dígito incorrecto o faltando una coma o un punto decimal, la hoja de cálculo utilizará esos datos para calcular mal otros cálculos. 

Los pequeños errores aquí y allá se acumulan y se convierten en consecuencias. Si tiene una mala imagen de sus finanzas, puede llevar a tomar malas decisiones (exceso de inventario) o a perder oportunidades (ahorro de impuestos).

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^{Recomendaciones}

_{Quickbooks Online}

QuickBooks Online es un paquete de software robusto con más de 650 conectores, sólidas aplicaciones móviles y ayuda fiscal. Hay cuatro niveles de precios que van de 25 a 180 dólares al mes. Los planes más caros incluyen más usuarios, informes detallados y atención prioritaria, incluyendo un agente dedicado al éxito del cliente. No se requieren datos de la tarjeta de crédito ni contratos, y se puede cancelar el servicio en cualquier momento.

Ventajas: 

• Amplia variedad de funciones, como facturas ilimitadas, datos bancarios en directo e informes automatizados
• Más de 650 integraciones
• Permite el seguimiento de los kilómetros con el GPS del teléfono
• Los planes avanzados tienen funciones de seguimiento de inventario y gestión de proyectos

Inconvenientes: 

• Los planes avanzados son caros
• Los planes más baratos sólo tienen entre 1 y 5 permisos de usuario, dependiendo del plan
• Los clientes de planes avanzados reciben atención prioritaria, lo que perjudica a las empresas de bajo presupuesto
• A veces es difícil de usar, ya que algunas funciones están ocultas en los ajustes y son difíciles de encontrar

Recomendado para: 

• Empresas que buscan una solución contable completa que reúna numerosas funciones en una sola plataforma

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_Ola

Wave accounting es un sólido software de contabilidad para pequeñas empresas y contratistas individuales. Wave accounting es totalmente gratuito. Con una cuenta de Wave, puede acceder a todas las funciones incorporadas y a un número ilimitado de usuarios. Los únicos gastos adicionales son las nóminas, la transferencia de dinero y los servicios de contabilidad de expertos. Los usuarios pueden mantener separados los gastos personales y los de la empresa, lo que es una buena noticia para los autónomos o los trabajadores eventuales que no tienen una cuenta bancaria propia.

Ventajas: 

• El plan gratuito no limita a un número determinado de facturas, clientes o transacciones
• Capacidad de seguimiento de los gastos personales y empresariales
• Sin anuncios
• Fácil de usar y de navegar según los comentarios de G2 y Software Advice
• Opiniones positivas de clientes en sitios como G2, 

Inconvenientes: 

• No hay funciones de presupuestación, seguimiento de inventario y gestión de proyectos
• Integraciones limitadas
• La asistencia telefónica y por chat sólo está disponible para los clientes que pagan por los servicios de procesamiento de tarjetas de crédito o de nóminas 

Recomendado para: 

• Pequeñas empresas con poco presupuesto, autónomos y trabajos secundarios 

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_Freshbooks

FreshBooks es un programa de contabilidad fácil de usar que comenzó como un software de facturación. Según su sitio web, el programa de FreshBooks puede ayudar a los clientes a ahorrar hasta 46 horas cada año en sus impuestos. Hay tres planes de precios diferentes, desde 15 dólares al mes hasta 50 dólares al mes. La mayoría de las funciones están incluidas en todos los paquetes, pero los más caros pueden manejar más clientes facturables. 

Ventajas: 

• Muy sencillo y fácil de usar, sin apenas jerga contable
• Funciones de facturación sólidas con opciones personalizables, incluyendo fechas de vencimiento y descuentos
• Tiene una función integrada de gestión de propuestas y proyectos
• Un servicio de atención al cliente muy bien valorado, según varios sitios de reseñas. Los correos electrónicos suelen responderse en 90 minutos, y las llamadas telefónicas son contestadas por un agente de atención al cliente en tres timbres

Inconvenientes: 

• Sólo admite un usuario. Cada usuario adicional cuesta 10 dólares más al mes
• Se echan en falta algunas funciones que se encuentran en otros programas de contabilidad, como las nóminas integradas 

Lo mejor para :

• Empresas que envían facturas periódicas o tienen un modelo de suscripción

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_{Contabilidad en la nube de Sage Business}

El software de contabilidad Sage se desarrolló originalmente para las pequeñas empresas. Ahora está basado en la nube y puede adaptarse a su sector, al tamaño de su empresa y a sus exigencias. Te recomendará soluciones de contabilidad personalizadas en función de tus necesidades y ahora lo utilizan más de tres millones de empresas. Sage tiene dos planes de precios: 10 dólares al mes y 25 dólares al mes. Como es habitual, el plan más caro ofrece más funciones, como el análisis del flujo de caja y las cuentas por pagar, así como usuarios ilimitados.

Ventajas: 

• Cubre las funciones básicas de contabilidad, como el seguimiento de los gastos, las cuentas por pagar, un plan de cuentas e informes
• El plan avanzado permite un número ilimitado de usuarios
• Buen chat de soporte en vivo
• Actualmente ofrece un 70% de descuento durante seis meses

Inconvenientes: 

• No tiene tantas integraciones (sólo 60) como otros programas
• El plan básico no incluye funciones integradas de seguimiento del tiempo, nóminas o gestión de proyectos

Recomendado para: 

• Empresas que buscan un proveedor establecido que ofrezca prestaciones básicas a un precio razonable

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En Hansa, podemos recomendar la solución contable adecuada para su negocio o negocio secundario. Llame a info@withhansa.com y obtenga una consulta gratuita (en inglés o español) con un experto de Hansa.

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